Fachlich geprüft von Cihan Yildirim, COO · Leitung ZeitarbeitKurz gesagt
- Ein guter Personalvermittler klärt zuerst das Anforderungsprofil, sucht dann aktiv und stellt nur geprüfte Kandidaten vor.
- Im Vertrag sollten Honorar, Fälligkeit, Erfolgsdefinition, Garantie und Exklusivität klar geregelt sein.
- Achten Sie auf ein Erfolgshonorar ohne Vorschuss, einen Zahlungsplan in Raten und eine Nachbesetzungsgarantie.
Ein Personalvermittler soll Ihnen Arbeit abnehmen – nicht neue machen. Damit das klappt, lohnt sich ein Blick auf Ablauf, Vertrag und Auswahl des richtigen Partners. Dieser Ratgeber hilft Ihnen dabei, gerade wenn Sie zum ersten Mal einen Vermittler beauftragen.
So läuft eine Personalvermittlung ab
- Anforderungsprofil: Gemeinsam legen Sie fest, was die Person können muss, was wünschenswert ist, welche Arbeitszeiten gelten und welcher Gehaltsrahmen realistisch ist.
- Suche: Der Vermittler sucht in seinem Kandidatenpool, schaltet Anzeigen und spricht Kandidaten direkt an.
- Vorauswahl: Vorgespräche, Prüfung von Zeugnissen und Nachweisen – zum Beispiel Führerschein, Fahrerkarte, Staplerschein oder Gesellenbrief.
- Vorstellung: Sie erhalten aussagekräftige Profile und lernen die passenden Kandidaten kennen.
- Einstellung: Sie schließen den Arbeitsvertrag direkt mit der neuen Kraft. Jetzt wird in der Regel das Honorar fällig.
- Nachbetreuung: Ein guter Vermittler bleibt in den ersten Wochen erreichbar – für beide Seiten.
Was im Vertrag stehen sollte
| Punkt | Worauf achten |
|---|---|
| Stelle und Profil | genaue Bezeichnung, damit klar ist, wofür das Honorar gilt |
| Honorar | Höhe und Bezugsgröße (Monatsgehälter, Prozent vom Jahresgehalt oder Festpreis) |
| Fälligkeit | auf einmal oder in Raten – Raten geben Ihnen Sicherheit |
| Erfolgsdefinition | Honorar nur bei Einstellung eines vorgestellten Kandidaten |
| Garantie | was passiert, wenn die Kraft in der Probezeit geht |
| Exklusivität | ob Sie parallel weitere Anbieter beauftragen dürfen |
| Vorgestellte Kandidaten | wie lange ein Kandidat dem Vermittler zugeordnet bleibt |
Woran Sie einen guten Personalvermittler erkennen
- Er fragt viel, bevor er sucht – Aufgaben, Team, Schichten, Gehalt.
- Er sagt ehrlich, wenn Ihr Profil oder Gehaltsrahmen schwer zu besetzen ist.
- Er prüft Nachweise vor der Vorstellung, statt nur Lebensläufe weiterzuleiten.
- Er verlangt keinen Vorschuss und bietet eine Nachbesetzungsgarantie.
- Er kennt Ihre Branche – gewerbliche Fachkräfte suchen sich anders als Führungskräfte.
- Er ist erreichbar: ein fester Ansprechpartner statt wechselnder Kontakte.
Typische Fehler bei der Beauftragung
- Unklares Profil: Wer nicht weiß, was er sucht, bekommt die falschen Kandidaten.
- Unrealistischer Gehaltsrahmen: Liegt das Angebot unter dem Marktniveau, bleibt die Stelle offen – egal, wer sucht.
- Zu lange Entscheidungswege: Gute Kandidaten sind nach wenigen Tagen weg. Planen Sie Gesprächstermine zügig ein.
- Kandidaten doppelt erhalten: Wer mehrere Vermittler parallel beauftragt, sollte klären, wer welchen Kandidaten vorstellt.
Checkliste vor der Beauftragung
| Frage | ✓ |
|---|---|
| Anforderungsprofil mit Muss- und Kann-Kriterien steht | ☐ |
| Gehaltsrahmen und Arbeitszeiten sind festgelegt | ☐ |
| Honorar, Fälligkeit und Garantie sind schriftlich geregelt | ☐ |
| Ansprechpartner und Gesprächstermine sind eingeplant | ☐ |
| Einarbeitung für den ersten Tag ist vorbereitet | ☐ |
Unser Modell
Bei uns ist es bewusst einfach: 1,5 Bruttomonatsgehälter für Helfer, 2 für LKW-Fahrer und Fachkräfte – zzgl. MwSt., nur bei Erfolg. 50 % zahlen Sie bei Unterzeichnung des Arbeitsvertrags, 50 % nach 8 Wochen. Scheidet die Kraft in den ersten 3 Monaten aus, suchen wir kostenlos Ersatz; ab drei Einstellungen gibt es Mengenrabatt. Wir vermitteln bundesweit – mehr auf Personalvermittlung, mit Rechenbeispielen im Ratgeber Was kostet Personalvermittlung? und Tipps zur Suche in Fachkräfte finden.
Stand: November 2026. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Was sollte in einem Vertrag mit einem Personalvermittler stehen?
Mindestens: die zu besetzende Stelle, die Höhe des Honorars und worauf es sich bezieht, wann es fällig wird, was als Erfolg gilt, die Garantie bei frühem Ausscheiden und ob der Auftrag exklusiv ist.
Darf ich mehrere Personalvermittler gleichzeitig beauftragen?
Wenn nichts anderes vereinbart ist, ja. Achten Sie aber darauf, dass derselbe Kandidat nicht von zwei Anbietern vorgestellt wird – sonst drohen Streitigkeiten über das Honorar.
Wann ist ein Personalvermittler erfolgreich?
In der Regel, wenn Sie einen vorgestellten Kandidaten einstellen, also der Arbeitsvertrag unterschrieben ist. Wie genau Erfolg definiert ist, sollte der Vertrag klar regeln.
Wie lange dauert eine Personalvermittlung?
Bei Helfer- und Logistikpositionen oft nur wenige Tage bis zu ersten Profilen, bei spezialisierten Fachkräften einige Wochen.
